Kesalahan Pengelolaan Stok yang Sering Dilakukan UMKM dan Cara Menghindarinya

1. Tidak Memiliki Sistem Pencatatan Stock yang Jelas

Banyak UMKM masih mengandalkan catatan manual atau sekadar mengingat jumlah stok di kepala. Masalahnya, cara ini sangat rawan kesalahan. Misalnya, saat barang masuk tidak langsung dicatat, atau ke tika ada penjualan online dan offline yang tidak sinkron. Akibatnya, jumlah stok di catatan berbeda dengan kondisi sebenarnya.

Cara Menghindarinya : Gunakan sistem pencatatan yang lebih rapi dan terintegrasi. Software akuntansi seperti Software Accurate bisa mencatat setiap transaksi pembelian dan penjualan secara otomatis. Stock bisa berkurang ketika adanya pencatatan penjualan. Sebaliknya stock akan bertambah ketika ada transaksi pembelian. sehingga jumlah stok selalu update secara real-time.

2. Tidak Ada Kontrol Minimum Stok

Kesalahan lain yang sering terjadi adalah tidak menetapkan batas minimum stok. Akibatnya, barang bisa habis tanpa disadari, dan penjualan pun tertunda karena stok kosong. Sebaliknya, ada juga UMKM yang terlalu banyak menumpuk barang tanpa perhitungan, sehingga modal macet di gudang. Biasanya barang yang distock kemungkinan merupakan barang slow moving.

Cara Menghindarinya: Tentukan jumlah minimum stok untuk setiap produk, lalu gunakan sistem yang bisa memberikan notifikasi otomatis atau minimal informasi dashboard saat stok sudah mencapai batas tersebut. Dengan Accurate, fitur persediaan sudah dilengkapi informasi stock yang lengkap, sehingga pemilik usaha bisa segera mengambil tindakan.

3. Tidak Memantau Barang yang Paling Laku dan Tidak Laku

Tidak semua barang bergerak dengan kecepatan yang sama. Ada produk yang cepat laris, ada juga yang jarang dibeli. Banyak UMKM yang kurang melakukan evaluasi dan menganggap semua barang diperlakukan sama. Sehingga terus menambah stok barang yang sebenarnya slow-moving, sementara barang fast-moving justru sering kosong.

Cara Menghindarinya: Lakukan analisis secara berkala untuk mengetahui barang mana yang paling laku dan mana yang kurang diminati. Dengan Accurate, laporan seperti produk terlaris bisa diakses dengan mudah, sehingga keputusan pembelian lebih tepat sasaran.

4. Stok Antar Cabang atau Gudang tidak Terintegrasi

UMKM yang sudah berkembang dan memiliki lebih dari satu cabang sering kesulitan memantau stok secara menyeluruh. Kadang, ada cabang yang kehabisan barang, padahal stok di cabang lain masih melimpah. Tanpa sistem dan prosedur yang tepat, transfer barang antar cabang jadi tidak efisien.

Cara Menghindarinya: Gunakan software dengan fitur multi gudang. Accurate sudah mendukung pencatatan  stok di berbagai gudang atau cabang, termasuk transfer barang antar lokasi. Hasilnya, pemilik usaha bisa melihat posisi barang dengan cepat dan mengatur distribusi lebih efisien.

5. Mengabaikan Laporan Stok

Banyak pelaku UMKM merasa laporan stok hanya sebatas catatan tambahan, dan lebih mengutamakan laporan keuangan. Padahal laporan persediaan ini bisa membantu mengendalikan bisnis. Tanpa laporan stok, sulit untuk mengetahui tingkat perputaran persediaan (inventory turnover) dan potensi kerugian dari barang yang rusak atau kadaluarsa.

Cara Menghindarinya: Biasakan memeriksa laporan stok secara rutin. Accurate menyediakan berbagai laporan stok, mulai dari kartu persediaan, laporan stok barang, hingga nilai persediaan. Dengan laporan ini, pemilik usaha bisa lebih bijak dalam mengambil keputusan.