Cara Mengurangi Human Error dalam Proses Administrasi Bisnis | Dalam pekerjaan administrasi dan keuangan, kesalahan kecil bisa terlihat sepele. Salah memasukkan satu angka, lupa mencatat satu transaksi, atau memilih akun yang tidak sesuai mungkin hanya membutuhkan beberapa menit untuk diperbaiki.
Masalahnya, kesalahan tersebut tidak selalu berhenti pada satu transaksi. Satu data yang keliru dapat ikut memengaruhi stok, piutang, utang, laporan penjualan, bahkan laporan keuangan. Ketika kesalahan baru diketahui di akhir bulan, staf accounting harus kembali menelusuri transaksi satu per satu untuk menemukan sumber masalahnya.
Karena itu, mengurangi human error dalam administrasi bisnis bukan hanya tentang meminta karyawan bekerja lebih teliti. Perusahaan juga perlu melihat apakah proses kerja yang digunakan memang dirancang untuk meminimalkan kesalahan.
5 Titik Administrasi yang Paling Rentan Terjadi Kesalahan
Tidak semua pekerjaan administrasi memiliki tingkat risiko yang sama. Beberapa proses berikut perlu mendapatkan perhatian lebih.
- Input Transaksi Berulang
Ketika satu transaksi harus dimasukkan ke beberapa tempat, risiko salah nominal, tanggal, pelanggan, atau akun menjadi lebih tinggi.
- Pencatatan Piutang dan Pembayaran
Kesalahan mencatat pembayaran dapat membuat data piutang terlihat lebih besar atau lebih kecil dari kondisi sebenarnya. Hal ini bisa menyulitkan tim keuangan ketika melakukan penagihan.
- Pengelolaan Persediaan
Kesalahan pencatatan barang masuk dan keluar dapat menyebabkan selisih antara stok di sistem dan stok fisik. Jika dibiarkan, perusahaan bisa kesulitan menentukan jumlah persediaan yang sebenarnya tersedia.
- Rekapitulasi Laporan
Menggabungkan data dari banyak file secara manual membuka peluang terjadinya data yang terlewat, duplikasi, atau salah perhitungan.
- Rekonsiliasi Data
Perbedaan antara catatan perusahaan dengan transaksi bank atau dokumen pendukung membutuhkan pengecekan. Semakin banyak transaksi yang harus dicocokkan secara manual, semakin besar waktu yang diperlukan.
Masalah Besarnya Sering Bukan pada Orangnya, tetapi pada Prosesnya
Ketika terjadi kesalahan administrasi, respons yang paling mudah adalah menyalahkan orang yang melakukan input. Padahal, jika kesalahan yang sama berulang kali terjadi, perusahaan perlu melihat proses kerjanya.
Bayangkan sebuah perusahaan yang setiap hari harus memindahkan data penjualan dari aplikasi kasir ke spreadsheet, kemudian dari spreadsheet ke sistem accounting. Semakin banyak proses pemindahan data, semakin banyak pula kesempatan terjadinya kesalahan.
Begitu juga ketika staf harus membuat laporan dengan menggabungkan beberapa file dari bagian yang berbeda. Jika ada data yang tertinggal atau salah salin, hasil akhirnya ikut berubah. Artinya, meningkatkan ketelitian karyawan memang penting. Tetapi mengurangi jumlah pekerjaan manual dan input berulang dapat menjadi langkah yang jauh lebih efektif.
Accurate Online : Mengurangi Human Error Dimulai dari Sistem yang Tepat
Kesalahan dalam administrasi bisnis memang tidak selalu dapat dihindari. Tetapi perusahaan dapat mengurangi peluang terjadinya kesalahan dengan memperbaiki cara kerja yang digunakan. Mengurangi input berulang, menghubungkan data antarproses, dan menggunakan informasi yang terpusat merupakan beberapa langkah yang dapat membuat pekerjaan accounting dan administrasi menjadi lebih efisien.
Pada akhirnya, tujuan penggunaan software akuntansi bukan sekadar membuat pencatatan menjadi digital. Yang lebih penting adalah membuat proses kerja menjadi lebih sederhana, mengurangi pekerjaan yang berulang, dan membantu perusahaan mengambil keputusan berdasarkan data yang lebih akurat.
Accurate Online dapat menjadi salah satu pilihan bagi perusahaan yang ingin mulai beralih dari proses administrasi yang terlalu manual ke sistem yang lebih terintegrasi. Dengan berbagai proses bisnis dan keuangan yang dapat dikelola dalam satu platform, pekerjaan menjadi lebih terstruktur dan informasi lebih mudah dipantau.
Accurate Official Store
Bagi Anda yang ingin mengetahui informasi lebih lanjut tentang produk Accurate Online, tim Sales kami akan membantu Anda. Tim Sales Mitra Aplikasi Bisnis selaku Accurate official partner akan melakukan demo produk, memberikan free trial dan diskusi produk mana yang paling cocok. Hubungi kami melalui 0895 4145 49025 atau email ke surabaya@cpssoft.com.